Διοικητικές Αναφορές: Το κλειδί στην λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων

Οι Αναφορές Διοίκησης (Management Reporting) είναι μια διαδικασία που περιλαμβάνει τη συλλογή, ανάλυση και παρουσίαση πληροφοριών ώστε να βοηθήσει διευθυντές και στελέχη να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με την επιχείρησή τους. Συνήθως εστιάζει σε λειτουργικά δεδομένα και χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση της απόδοσης διαφόρων πτυχών της επιχείρησης, όπως οι πωλήσεις, το μάρκετινγκ, η εξυπηρέτηση πελατών, η παραγωγή κ.α..

Διαφορές Διοικητικών με Χρηματοοικονομικές Αναφορές

Οι Αναφορές Διοίκησης συχνά συγχέονται με τις Χρηματοοικονομικές Αναφορές (Financial Reporting). Οι Χρηματοοικονομικές Αναφορές αφορούν πρωτίστως την χρηματοοικονομική κατάσταση μιας επιχείρησης και περιλαμβάνουν τις οικονομικές καταστάσεις όπως ισολογισμούς, καταστάσεις αποτελεσμάτων και ταμειακών ροών και χρηματοοικονομικούς δείκτες. Οι Αναφορές Διοίκησης, από την άλλη πλευρά, επικεντρώνονται στην παροχή πληροφοριών σχετικά με τις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης αναλύοντας πωλήσεις, αγορές, κόστη, κερδοφορία, αποδοτικότητα σε διάφορους τομείς κοκ. Συχνά στρέφονται και στο μέλλον, διενεργώντας προβλέψεις βάσει ιστορικών δεδομένων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την βελτιστοποίηση κρίσιμων για την επιχείρηση διεργασιών.

Αναφορές Διοίκησης	Χρηματοοικονομικές Αναφορές
Κυρίως ενδοεταιρική χρήση	Κυρίως εξωτερική χρήση από μετόχους, επενδυτές και ρυθμιστικές αρχές
Επικεντρώνονται στη λειτουργική απόδοση και την πρόοδο των στόχων	Εστιάζουν στην οικονομική απόδοση και στη συμμόρφωση με τα λογιστικά πρότυπα
Περιλαμβάνουν και λειτουργικά δεδομένα (π.χ. χρόνος παραλαβής προμηθειών, πιστότητα πελατών κ.α.)	Περιλαμβάνον μόνο οικονομικά δεδομένα
Χρήση για την λήψη αποφάσεων σε καθημερινή βάση	Επισκόπηση οικονομικής πορείας σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση
Στρέφονται και στο μέλλον με προβλέψεις βάσει ιστορικών δεδομένων	Παρουσίαση ιστορικών δεδομένων
Μετρήσεις προσαρμοσμένες στις μοναδικές ανάγκες της επιχείρησης	Ακολουθεί τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ή τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Αναφοράς

Κίνδυνοι από την λειτουργία χωρίς Αναφορές Διοίκησης

Χωρίς Αναφορές Διοίκησης, είναι δύσκολο να ληφθούν τεκμηριωμένες αποφάσεις, καθώς παρέχουν πληθώρα πληροφοριών σχετικά με την απόδοση διαφόρων πτυχών της επιχείρησης, ενώ επιτρέπουν στη διοίκηση να δει πώς οι αποφάσεις αυτές επηρεάζουν τη συνολική πορεία της. Χωρίς αυτές τις πληροφορίες, είναι εξαιρετικά δύσκολο να εντοπιστεί η πηγή ενός προβλήματος ή μίας ευκαιρίας και να αξιολογηθεί η επίτευξη στόχων, ή η γενικότερη στρατηγική της επιχείρησης. Ακόμα και αν έχει εντοπιστεί ένα συγκεκριμένο πρόβλημα ή μία ευκαιρία, χωρίς Διοικητικές Αναφορές δεν μπορεί να τεκμηριωθεί μία προτεινόμενη λύση.

Η επιχειρηματική δραστηριότητα έχει γίνει πιο αντίξοη από ποτέ και οι απαιτήσεις για συνεχή προσαρμογή συνεχώς αυξάνονται. Έτσι οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την έλλειψη Αναφορών Διοίκησης είναι σημαντικοί, και σχετίζονται κυρίως με την έλλειψη γνώσης για τα σημεία που χρήζουν βελτίωσης. Για παράδειγμα, εάν ένας διευθυντής δεν έχει ορατότητα στην απόδοση ενός συγκεκριμένου τομέα εποπτείας του, μπορεί είτε να λάβει αποφάσεις που δεν ευθυγραμμίζονται με τους γενικότερους στόχους της επιχείρησης, είτε να μην λάβει καμία απόφαση ενώ θα έπρεπε. Συνολικά, αυτό κάνει την επιχείρηση αναποτελεσματική, βλάπτοντας τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της.

Η σημασία της αυτοματοποίησης των Αναφορών Διοίκησης

Η προετοιμασία των Αναφορών Διοίκησης από κάποιο στέλεχος, με μη αυτόματο τρόπο, πιθανότατα με την χρήση Excel, μπορεί να είναι μία αρκετά χρονοβόρα διαδικασία. Σε κάποιες περιπτώσεις η ανάλυση μπορεί να είναι ακόμα και αδύνατον να συμβεί με τα υφιστάμενα εργαλεία και γνώσεις, ειδικά όταν περιλαμβάνονται περίπλοκοι υπολογισμοί. Σε αυτό το πρόβλημα δίνουν τη λύση σύγχρονες τεχνολογίες όπως τα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας (business intelligence) που μπορούν να αυτοματοποιήσουν την διοικητική πληροφόρηση και να την διαθέσουν σε όσους την χρειάζονται ακόμα και σε πραγματικό χρόνο.

Για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜμΕ), η αυτοματοποίηση των Αναφορών Διοίκησης είναι ακόμα πιο επιτακτική. Οι ΜμΕ συνήθως έχουν περιορισμένους πόρους και μπορεί να δυσκολεύονται να συμβαδίσουν με τις απαιτήσεις των διαδικασιών μίας μη αυτόματης πληροφόρησης. Με την αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας, οι ΜμΕ μπορούν να απελευθερώσουν χρόνο και πόρους, που θα δαπανηθούν αποτελεσματικότερα σε άλλους τομείς της επιχείρησης. Με τις σημερινές δυνατότητες της τεχνολογίας, μία ΜμΕ μπορεί πλέον να ανταγωνιστεί μία μεγάλη επιχείρηση στην ποιότητα πληροφόρησης, με κόστος που πριν από μερικά χρόνια φάνταζε πολύ χαμηλό για να είναι αληθινό.

Επικοινωνήστε σήμερα για να φτιάξουμε μαζί το πλάνο δημιουργίας και αυτοματοποίησης των αναφορών σας, χρησιμοποιώντας σύγχρονα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων.

Δεν έχετε δεδομένα; Σας βοηθάμε να δημιουργήσετε την απαραίτητη ψηφιακή υποδομή που θα σας δίνει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Το ανωτέρω κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά τις εξειδικευμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθυνθείτε στην MDC Stiakakis Α.Ε. (Μονής Καρδιωτίσης 49, Ηράκλειο | +30 2810 280985)