5 βέλτιστες πρακτικές για τις Διοικητικές σας Αναφορές

Η δημιουργία Διοικητικών Αναφορών είναι μια ουσιώδης διαδικασία σε κάθε επιχείρηση. Περιλαμβάνει τη συλλογή, ανάλυση και παρουσίαση πληροφοριών που βοηθούν τους ανθρώπους της επιχείρησης να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις. Σε προηγούμενο άρθρο μας, αναδείξαμε τις διαφορές μεταξύ Διοικητικών και Χρηματοοικονομικών αναφορών και αναλύσαμε τη σημασία των πρώτων στις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, και ειδικότερα στις μικρομεσαίες. Σε αυτό το άρθρο, εμβαθύνουμε στις βέλτιστες πρακτικές που μπορούν να υιοθετηθούν για να βελτιώσουν την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των Διοικητικών Αναφορών. Εφαρμόζοντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές, οι επιχειρήσεις μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι Διοικητικές τους Αναφορές είναι αποτελεσματικές και πολύτιμες στην διαδικασία λήψης αποφάσεων.

1. Σαφείς επιχειρηματικές απαιτήσεις

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία αποτελεσματικών Διοικητικών Αναφορών είναι ο σαφής καθορισμός των επιχειρηματικών απαιτήσεων. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των βασικών μετρήσεων και πληροφοριών που είναι σημαντικές για την επιχείρησή σας, καθώς και τον καθορισμό του κοινού-στόχου και του επιθυμητού αποτελέσματος της αναφοράς. Οι σημαντικές πληροφορίες στην περίπτωση των Διοικητικών Αναφορών θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με την επιχειρηματική στρατηγική και τους στόχους. Για το λόγο αυτό, στη διαδικασία διαμόρφωσης των απαιτήσεων, θα πρέπει να συμμετέχουν και άτομα με επιχειρηματικό υπόβαθρο, όπως για παράδειγμα επιχειρηματικοί αναλυτές. Έτσι θα διασφαλιστεί ότι οι αναφορές παρέχουν τις σωστές πληροφορίες, στα σωστά άτομα και στη σωστή μορφή, που μας οδηγεί στην επόμενη βέλτιστη πρακτική.

2. Μορφοποίηση και αφηγηματολογία

Η μορφή με την οποία παρουσιάζονται οι πληροφορίες εντός μίας Διοικητικής Αναφοράς είναι εξίσου σημαντική με τις ίδιες τις πληροφορίες που παρουσιάζονται. Οι αποτελεσματικές Διοικητικές Αναφορές δεν παρέχουν μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες, αλλά και το πλαίσιο στο οποίο αυτές εντάσσονται. Το να παρουσιαστούν δεκάδες πληροφορίες διάσπαρτα, τις οποίες ο ίδιος ο χρήστης θα πρέπει να ξοδέψει αρκετό χρόνο για να κατανοήσει και να επεξεργαστεί, δεν ωφελεί. Το να παρουσιαστούν όμως σε μία λογική σειρά και συνδυασμένες με τέτοιο τρόπο που να καταλήγουν σε ένα λογικό συμπέρασμα που προτρέπει συγκεκριμένες ενέργειες, είναι πολύ πιο χρήσιμο για μία επιχείρηση. Μια αναφορά που είναι σωστά διαμορφωμένη και χρησιμοποιεί τεχνικές αφήγησης είναι πολύ πιο ελκυστική για τους χρήστες της. Οι περίπλοκες αναφορές με δεκάδες γραφικά και φίλτρα, υποδεικνύουν ότι είτε οι επιχειρηματικές απαιτήσεις δεν ορίστηκαν σαφώς, είτε ότι η δομή των αναφορών δεν ακολουθεί τις βέλτιστες πρακτικές.

3. Εταιρική κουλτούρα

Αυτή η βέλτιστη πρακτική δεν έχει να κάνει με τις ίδιες τις Διοικητικές Αναφορές, είναι όμως ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες επιτυχίας αυτών. Για να είναι αποτελεσματικές, οι Διοικητικές Αναφορές θα πρέπει να τις «αγκαλιάσει» όλη η επιχείρηση σαν μέσο λήψης αποφάσεων. Η εταιρική κουλτούρα παίζει βασικό ρόλο σε αυτό καθώς αντιπροσωπεύει τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνονται οι αποφάσεις. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει (ή να δημιουργηθεί) μία εταιρική κουλτούρα που υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων με γνώμονα τα δεδομένα (data driven). Για να επιτευχθεί αυτό είναι σημαντικό να δίνεται έμφαση στη συνεχή βελτίωση μέσω του καθορισμού στόχων και στην ενθάρρυνση της λήψης ενημερωμένων αποφάσεων, ταυτόχρονα με την ανοιχτή επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων.

4. Έγκαιρη παράδοση

Ένα από τα κύρια οφέλη μίας Διοικητικής Αναφοράς είναι η ικανότητά της να βοηθάει στην έγκαιρη λήψη αποφάσεων. Προκειμένου να μεγιστοποιηθεί ο αντίκτυπός της, είναι σημαντικό να παραδίδεται έγκαιρα. Με τις σύγχρονες τεχνολογίες ανάλυσης όπως τα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας (business intelligence), είναι πλέον δυνατό να αυτοματοποιηθεί αυτή η διαδικασία, ακόμα και στις πιο περίπλοκες περιπτώσεις, εξαλείφοντας την ανάγκη χειροκίνητης ανάλυσης και διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε πραγματικό χρόνο.

5. Συνεχής προσαρμογή

Οι Διοικητικές Αναφορές είναι μία κυκλική διαδικασία που απαιτεί συνεχή προσαρμογή και βελτίωση. Αυτό συμβαίνει γιατί οι ανάγκες και οι απαιτήσεις ενός οργανισμού αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου λόγω διαφόρων παραγόντων. Για παράδειγμα, εάν μία επιχείρηση επιλέξει να αναπτυχθεί σε νέες αγορές θα πρέπει να προσαρμόσει τις αναφορές της σε αυτή τη νέα κατάσταση για να μπορέσει να ενσωματώσει νέες πληροφορίες στις υφιστάμενες όπως μερίδιο αγοράς ανά περιοχή, κόστος απόκτησης πελατών, αξία διάρκειας ζωής πελάτη, απόδοση επένδυσης κ.α. Έτσι είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να μην επαναπαύονται στις αρχικές τους Διοικητικές Αναφορές και να επαναξιολογούν τακτικά την σχετικότητα τους.

Καταλήγοντας, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι παραπάνω βέλτιστες πρακτικές είναι απλώς τα θεμέλια για την επιτυχία. Οι οργανισμοί θα πρέπει να προσπαθούν να καινοτομούν και να βελτιώνουν συνεχώς τη διαδικασία αυτή, διερευνώντας νέες τεχνολογίες, πηγές δεδομένων και τεχνικές ανάλυσης. Υιοθετώντας μια κουλτούρα συνεχούς βελτίωσης, μπορούν να παραμείνουν μπροστά από τον ανταγωνισμό αξιοποιώντας στο έπακρο τις Διοικητικές τους Αναφορές.

Σαν σύμβουλοι γνωρίζουμε ότι οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν προκλήσεις στην πληροφόρηση τους λόγω ελλείψεων όπως εξειδικευμένο προσωπικό, χρόνο, κεφάλαια ή ακόμα και τα ίδια τα δεδομένα.

Έτσι δημιουργήσαμε μια λύση Business Intelligence as a Service, που εξαλείφει όλα αυτά τα εμπόδια. Αναλαμβάνουμε όλη τη διαδικασία του reporting της επιχείρησής σας, από την διαχείριση των δεδομένων, μέχρι και τη δημιουργία εξατομικευμένων διοικητικών αναφορών με συμβουλευτική ανάλογα με τον κλάδο σας. Παρέχουμε μια εξειδικευμένη ομάδα ειδικών για να χειριστεί όλες τις τεχνικές πτυχές, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στη χρήση της νέας γνώσης προς όφελος της επιχείρησης σας.

Το ανωτέρω κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά τις εξειδικευμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθυνθείτε στην MDC Stiakakis Α.Ε. (Μονής Καρδιωτίσης 49, Ηράκλειο | +30 2810 280985)